Sportello Unico dei Servizi

I procedimenti online dell'Amministrazione Regionale

L'archivio di deposito è l'insieme della documentazione relativa ad affari e/o procedimenti conclusi, per i quali non risulta più necessaria la trattazione, o verso i quali l'interesse dell'amministrazione risulta attenuato e sporadico, concentrata in locali appositamente dedicati.

L'archivio di deposito costituisce una fase intermedia nella vita degli archivi: si tratta di documenti non più utili per l'attività amministrativa, ma non ancora selezionati per la conservazione permanente nell'archivio storico.

Nell'archivio di deposito confluisce in linea di massima il complesso dei fascicoli e dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali sussista da parte degli uffici e servizi della amministrazione regionale un interesse amministrativo attenuato.

Il Servizio Supporti direzionali e finanziari cura il coordinamento delle attività riguardanti gli archivi di deposito delle Direzioni generali e delle altre strutture della Regione e fornisce loro assistenza e supporto in merito all'organizzazione e alla gestione dei rispettivi depositi.
In particolare il Servizio svolge le seguenti attività:

1. predispone il Sistema informativo degli archivi di deposito dell'amministrazione regionale della Sardegna (Siadars), mettendone i risultati a disposizione delle strutture amministrative della Regione e provvedendo a dare adeguata pubblicità alle informazioni essenziali raccolte, laddove ciò non contrasti con esigenze di riservatezza. Il Siadars costituisce lo strumento fondamentale per la descrizione comune ed uniforme degli archivi di deposito all'interno della Regione. Esso descrive, sulla base di un dettagliato tracciato e di linee guida appositamente elaborate, i complessi archivistici e i loro soggetti produttori, nonché le informazioni essenziali relative ai locali dei depositi e ai loro responsabili. In esso confluiscono le informazioni sulla documentazione già presente negli archivi di deposito e su quella che vi è trasferita. Il sistema viene costantemente aggiornato con le informazioni relative a qualsiasi intervento effettuato sulla documentazione di deposito (scarti, riordinamenti, ecc.).

2. in collaborazione con le strutture dell'amministrazione regionale competenti in materia, elabora documentazione tecnica di orientamento relativa alle caratteristiche dei locali da adibire ad archivi di deposito, sotto il profilo della sicurezza, della funzionalità e dell'igiene e a fornire alle singole Direzioni generali indicazioni, pareri ed informazioni per la realizzazione, sistemazione e messa a norma dei locali destinati ad archivio di deposito;

3. predispone, anche su supporto informatico, la modulistica riguardante:
- elenchi di trasferimento
- elenchi della documentazione da eliminare e modelli per la redazione degli atti necessari al perfezionamento della procedura di scarto
- richieste di autorizzazione alla consultazione, di estrazione o di copia della documentazione;

4. fornisce alle Direzioni generali l'assistenza necessaria per il corretto svolgimento delle operazioni di scarto, contribuendo in particolare alla formulazione dei criteri generali per l'individuazione della documentazione da scartare ed offrendo indicazioni e pareri per l'applicazione pratica di tali criteri.

5. partecipa al Gruppo di lavoro degli archivi delle regioni che ha elaborato il modello di massimario di selezione*, da adeguare alle caratteristiche del sistema documentario regionale;

6. elabora progetti per la valorizzazione degli archivi di deposito dell'amministrazione regionale.